Регламент работы

I. ПЛАНИРОВАНИЕ РАБОТЫ 
  
Работа всех отделов Государственной инспекции по охране объектов культурного наследия (далее – Государственная инспекция) строится на основе перспективного и текущего планирования, целевых программ, планов администрации области. Перспективное планирование осуществляется на календарный год. На основании годового плана составляется план работы на квартал, в котором предусмотренные  перспективным планом мероприятия и сроки их реализации уточняются, при необходимости дополняются и корректируются. 
План работы Государственной инспекции формируется ежеквартально по предложениям отделов и утверждается начальником Государственной инспекции за 5 дней до окончания текущего квартала. Контроль над исполнением планов осуществляет начальник или заместитель начальника Государственной инспекции. 
Утвержденный начальником Государственной инспекции план работы доводится до работников Государственной инспекции.
  
II. РАБОТА ГОСУДАРСТВЕННОЙ ИНСПЕКЦИИ 
  
Государственная инспекция строит свою работу в соответствии с перспективными и текущими планами. 
Для координации работы всех отделов Государственной инспекции, в целях упорядочения заседаний, совещаний и других мероприятий установить следующий регламент рабочих дней недели: 
Первый - четвертый понедельник месяца – планерка-совещание с участием заместителя и начальников всех отделов Государственной инспекции. 
Четвертый понедельник месяца, следующего после окончания квартала, – итоговое производственное совещание с участием всех сотрудников Государственной инспекции. 
Учеба для работников Государственной инспекции – по отдельному плану (разработчик – заместитель начальника). 
Приемные дни Государственной инспекции – с понедельника по пятницу с 9-00 до 12-00 час. и с 12-30 до 17-30 час. 
Приемные дни начальника по личным вопросам – пятница еженедельно с 13-00 до 16-00 час.
 
III. КОНТРОЛЬ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ  ДОКУМЕНТОВ И ПОРУЧЕНИЙ 
  
Контроль исполнения документов, приказов, поручений начальника Государственной инспекции осуществляется канцелярией в установленные сроки. 
Сроки исполнения документов и поручений исчисляются в календарных днях с даты их подписания (утверждения) или с даты наложения резолюции (для поручений Губернатора области) или с даты  регистрации в канцелярии Государственной инспекции (для входящей корреспонденции). 
Документы и поручения подлежат исполнению в следующие сроки: 
- с конкретной датой исполнения – в указанный срок; 
- если конкретная дата в тексте или резолюции не определена – в срок не более 25 дней, а с учетом оформления и рассылки – не более 30 дней; 
- со штампами «Контроль» – в срок не более 25 дней, «Оперативно» – в 10-дневный срок, «Срочно» – в 3-дневный срок, «Весьма срочно» – в 2-дневный срок. 
В случае наложения начальником, давшим поручение, повторной резолюции срок исполнения документа составляет не более 15 дней или указывается в резолюции. 
Если срок исполнения документа или поручения приходится на пятницу или нерабочий день, то документ или поручение подлежат исполнению до 12-00 пятницы или последнего рабочего перед праздничным. 
Документ считается исполненным и снимается с контроля визой начальника и присвоением регистрационного номера к исходящему документу. 
Если документ по уважительным причинам не может быть исполнен в срок, то ответственный исполнитель вносит письменное мотивированное предложение о продлении срока исполнения. 
Еженедельно (каждую пятницу) канцелярия составляет справки о ходе исполнения служебных документов, находящихся на контроле и в документообороте. 
В целях информирования начальника Государственной инспекции о состоянии исполнительской дисциплины канцелярия ежемесячно готовит информацию о состоянии исполнения заданий и поручений, установленных приказами и распоряжениями, перечень невыполненных в срок заданий и поручений или документов, сроки, исполнения которых истекают. 
По приказам, подготавливаемым Государственной инспекцией, исполнители заводят контрольные папки. 
Контроль исполнения осуществляет зав. канцелярией путем постоянного контакта с исполнителем, получения промежуточной информации, проведения мер упреждающего контроля, анализа итоговой информации. 
В контрольной папке, которую комплектует исполнитель, концентрируется все материалы о ходе исполнения документа, справки промежуточного контроля, мероприятия исполнителя, деловая переписка, акты и другие материалы. 
По истечении месячного срока после принятия постановления, распоряжения или иного срока, указанного в документе, исполнители готовят справку, информацию о ходе выполнения постановления или распоряжения. 
Решение о снятии с контроля или продлении сроков исполнения регистрируется в канцелярии и доводится до исполнителей в течение 3-х дней. 
После снятия с контроля постановления или распоряжения контрольная папка сдается исполнителем в канцелярию и в последующем передается в архив. 
 
IV. ОРГАНИЗАЦИЯ ПРИЕМА И ПРОХОЖДЕНИЯ  СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ 
  
Входящая и исходящая корреспонденция поступает, обрабатывается и отправляется централизованно через канцелярию. Прием и передача документов между отделами и должностными лицами Государственной инспекции должны осуществляться через канцелярию в установленное регламентом время. 
Передача документов осуществляется под расписку в регистрационном журнале. Документы, направляемые на исполнение или ознакомление нескольким отделам (должностным лицам), также производится через канцелярию под роспись. 
Поступающая корреспонденция регистрируется в канцелярии и передается на рассмотрение начальника в день их поступления в 16-00. 
Поступившие в почту начальника документы рассматриваются им в тот же день или до 11-00 часов следующего дня и передаются в канцелярию. Рассмотренные начальником документы передаются исполнителям под роспись через канцелярию. 
В резолюции начальника устанавливается состав исполнителей документа, краткая формулировка задания, срок исполнения. Исполнитель, указанный в резолюции первым, является ответственным за исполнение документа в целом. Документы согласно резолюции передаются должностным лицам на исполнение. 
Проекты приказов в черновиках принимаются начальником (в его отсутствие – заместителем) и в обязательном порядке визируются зав. канцелярией, главным бухгалтером, экономистом, юристом, начальниками отделов, а также специалистами, готовившими проект документа, к которому прилагается список на рассылку исполнителям. 
Подписанные документы передаются в канцелярию для размножения и рассылки, которая производится в течение 3 дней после подписания. 
Срок исполнения документа исчисляется в календарных днях с даты его подписания (утверждения). Конечная дата исполнения указывается в тексте документа. 
При необходимости изменения срока выполнения поручения должностное лицо, которому оно дано, не позднее, чем за 3 дня до истечения срока представляет на имя давшего поручение мотивированную просьбу о продлении срока исполнения. 
Документы считаются исполненными, если о выполнении предусмотренных в них заданий доложено должностному лицу, давшему поручение (подтверждающееся копией ответа заявителю или информацией, содержащей сведения о том, кем, когда и в какой форме (устной или письменной) дан ответ автору обращения). 
Исполненные документы списываются «в дело» начальником Государственной инспекции. 
Отметка «в дело», дата и подпись (с расшифровкой) лица, списавшего документ, проставляется на лицевой стороне первого листа исполненного документа. 
Документы, не отвечающие установленным требованиям, возвращаются исполнителям для доработки и повторного представления. 
В случае ликвидации или реорганизации отделов Государственной инспекции служащий, отвечающий за ведение делопроизводства в отделе, в течение двух месяцев с момента ликвидации или реорганизации подразделения формирует все имеющиеся документы в дела и передает их по акту в архив, независимо от сроков хранения.
  
V.ПОРЯДОК ПРОХОЖДЕНИЯ ИСХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ
  
Проекты документов, подготовленные исполнителями, визируются лицами, указанными в резолюции на исполнение документа, в случае: если исполнитель один, то документ визируется исполнителем, начальником отдела, юристом. 
Отпечатанные и откорректированные документы подлежат согласованию исполнителем с заинтересованными лицами и передаются на подпись начальнику через канцелярию. 
При передаче документа на подпись исполнитель обязан проверить правильность составления и оформления документа, наличие необходимых виз и приложений. Подготовленный документ представляется на подпись вместе с материалами, на основании которых он готовился. 
Документы-ответы передаются на подпись и снятие с контроля вместе с документом-запросом. 
Подписанные документы передаются на регистрацию и отправку в канцелярию, 1 экземпляр передается исполнителю. 
Ответственность за сохранность неисполненных документов и документов, находящихся в отделах Государственной инспекции, несут начальники отделов. 
Копии писем и исполненные документы в обязательном порядке сдаются в канцелярию для направления в дела на хранение в соответствии с номенклатурой дел. 
Отправка всей корреспонденции производится только через канцелярию.
  
VI. ПОРЯДОК РАБОТЫ С ОБРАЩЕНИЕМ ГРАЖДАН
  
Работа с обращениями граждан, адресованными в адрес Государственной инспекции, ведется отдельно от других видов делопроизводства. Регистрация обращений граждан осуществляется в трехдневный срок с момента поступления с указанием фамилии и инициалов заявителя, даты поступления обращения, адреса, тематики обращения и. в дальнейшем, результатов рассмотрения. На обращениях проставляется штамп с указанием даты регистрации, регистрационного номера, состоящего из начальной буквы фамилии автора обращения и порядкового номера поступления в течение календарного года. 
Государственная инспекция в пределах своей компетенции обеспечивает рассмотрение обращений граждан, принятие по ним решений и направление ответа заявителям в установленные законодательством сроки. 
Обращение граждан, содержащее вопросы, решение которых не входит в компетенцию Государственной инспекции, в течение семи дней направляется в соответствующие органы, в компетенцию которых входит решение поставленных вопросов, с уведомлением об этом заявителя в письменной форме. 
Анонимные, бессодержательные, не поддающиеся прочтению, содержащие оскорбительные выражения, а также дубликатные (повторяющие текст обращения, на который дан ответ) обращения, как правило, не рассматриваются и списываются в дело канцелярией Государственной инспекции. 
Прием граждан организуется зав. канцелярией в кабинете начальника с соблюдением мер безопасности и проводится начальником Государственной инспекции или (в его отсутствие) его заместителем. 
Если во время приема граждан невозможно решить поставленные вопросы, от посетителя принимается письменное обращение. Если поставленные гражданином вопросы не входят в компетенцию Государственной инспекции, ему разъясняется право и порядок обращения в соответствующие органы исполнительной власти или местного самоуправления. 
Организация исполнения решений по результатам приема граждан возлагается на начальников отделов Государственной инспекции, в компетенцию которых входят поставленные в обращении вопросы. 
Зав. канцелярией ежемесячно готовит для начальника Государственной инспекции статистическую информацию по поступившим в инспекцию обращениям граждан.
  
VII. ПОРЯДОК ОБЕСПЕЧЕНИЯ ДОСТУПА К ИНФОРМАЦИИ
О ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ИНСПЕКЦИИ 
  
Доступ граждан и организаций к информации о деятельности Государственной инспекции обеспечивается путем формирования соответствующих информационных ресурсов и размещения этих ресурсов в информационных системах общего пользования, в том числе на официальном интернет-сайте Государственной инспекции. Решение о размещении информации на официальном интернет-сайте принимается начальником Государственной инспекции. 
Материалы для публикации на официальном интернет-сайте предоставляются отделами Государственной инспекции в канцелярию на электронном носителе (дискете, компакт-диске) и в бумажном виде, завизированном начальниками отделов Государственной инспекции. 
Непосредственное размещение информации (файлов) на официальном интернет-сайте осуществляется ведущим специалистом-экспертом, программистом Государственной инспекции. 
 
VIII. ОРГАНИЗАЦИЯ МАШИНОПИСНЫХ
И КОПИРОВАЛЬНЫХ РАБОТ 
  
Передаваемые через канцелярию специалисту 1 разряда для печатания документы оформляются с учетом требований инструкции о делопроизводстве. 
Документы должны быть тщательно отредактированы и написаны разборчиво. Материалы с большим количеством исправлений, написанные неразборчиво, разными чернилами в печать не принимаются. Не принимаются для печатания материалы, написанные небрежно и неразборчиво, правленые карандашом, а также трудно читаемые факсимильные копии, уменьшенные и нечеткие ксерокопии материалов. 
Передаваемые для печати рукописи должны быть написаны разборчиво, на одной стороне листа, с использованием чернил синего, фиолетового или черного цвета. 
При подготовке материалов для печатания особое внимание следует обращать на четкое и разборчивое написание фамилий, специальных терминов, иностранных слов и географических названий. Применяются только общепринятые сокращения слов. Ответственность за редактирование текстов несет исполнитель. 
Срочные документы печатаются немедленно. Срочность печатания документов определяется начальником  и передается  зав. канцелярией. 
Печатание документов производится на бланках установленной формы или бумаге формата А4 на одной стороне листа. При печатании документов соблюдаются установленный порядок расположения текста, правила орфографии и пунктуации. Документ печатается, как правило, в одном экземпляре и вместе с черновиком передается исполнителю.
 
Копировально-множительные работы 
Все документы принимаются на размножение только с визой начальника. Материалы, подлежащие копированию, должны быть разброшюрованы, напечатаны четко и разборчиво на листах бумаги формата не более A3. 
Копирование материалов и документов осуществляется в порядке их поступления. 
Срочное копирование выполняется вне очереди. Срочность копирования документов определяется начальником отдела и подтверждается соответствующей визой зав. канцелярией. 
На копировальных аппаратах, установленных в отделах, разрешается копирование служебных материалов небольшого объема и тиража. Ответственность за правильное использование копировальной техники и учет выполняемых работ несет начальник отдела, в котором установлен копировальный аппарат.
 
IX. КАДРОВАЯ РАБОТА 
  
Кадровая работа включает в себя: 
1) формирование кадрового состава для замещения должностей гражданской службы; 
2) организацию подготовки документов Государственной инспекции, связанных с поступлением на гражданскую службу, ее прохождением, заключением служебного контракта, назначением на должность гражданской службы, освобождением от замещаемой должности гражданской службы, увольнением гражданского служащего с гражданской службы и выходом его на пенсию за выслугу лет, и оформление соответствующих решений Государственной инспекции; 
3) ведение трудовых книжек работников; 
4) ведение личных дел работников; 
5) оформление и выдачу служебных удостоверений гражданских служащих; 
6) организацию и обеспечение проведения конкурсов на замещение вакантных должностей гражданской службы и включение гражданских служащих в кадровый резерв; 
7) организацию и обеспечение проведения аттестации гражданских служащих; 
8) организацию и обеспечение проведения квалификационных экзаменов гражданских служащих; 
9) организацию профессиональной переподготовки, повышения квалификации и стажировки гражданских служащих; 
10) формирование кадрового резерва, организацию работы с кадровым резервом и его эффективное использование; 
11) обеспечение должностного роста гражданских служащих; 
12) организацию проверки достоверности представляемых гражданином персональных данных и иных сведений при поступлении на гражданскую службу; 
13) организацию проведения служебных проверок;
14) организацию проверки сведений о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера, а также соблюдения гражданскими служащими установленных федеральным законодательством ограничений.